ID Logistics centraliseert ritplanning met PTV OptiFlow

Het fijnmazige distributienetwerk van ID Logistics telt naast de hoofdvestiging in Tilburg nog zes hubs: Berkel en Rodenrijs, Alkmaar, Veendam, Apeldoorn, Echt en Willebroek (B). Hiervandaan vertrekken elke dag meer dan 400 voertuigen om pallet- en collizendingen op te halen en binnen 24 uur weer af te leveren bij klanten in de hele Benelux. Lang niet al die voertuigen zijn in bezit van de logistiek dienstverlener met een beursnotering in Parijs. “Op dit moment beschikken we zelf over 325 trekkende eenheden. De andere voertuigen zijn afkomstig van onderaannemers, maar zijn uitgerust met onze eigen boordcomputers. Daardoor kunnen wij ze net als onze eigen voertuigen volgen en bijsturen vanuit onze centrale planningsafdeling in Tilburg”, vertelt Armand Schuffelers, director of operations transport bij ID Logistics.

Krachtigere algoritmes

De centrale planningsafdeling is nieuw. Tot voor kort hadden vijf van de zeven depots hun eigen planners, een situatie die niet langer houdbaar was. 

“Het werd steeds moeilijker om de kennis van al die planners in onze organisatie te borgen. Met name bij vertrek van een planner leidde dat regelmatig tot problemen. Daarnaast werd het alsmaar lastig om hoger opgeleide talenten te vinden die als planner in ploegendienst wilden werken. Nu we over één centrale planningsafdeling beschikken, hebben we ’s avonds nog maar twee in plaats van vijf planners nodig”, legt Schuffelers uit.

De kans om de transportplanning te centraliseren ontstond toen PTV door de overname van Conundra de beschikking kreeg over een nieuw ritplanningssysteem: PTV OptiFlow. “Ik had dit systeem al eerder gezien en was onder de indruk van de algoritmes. Toen ik het nieuwsbericht over de overname voorbij zag komen, heb ik diezelfde avond nog gebeld met Ardo, ons aanspreekpunt binnen PTV”, zegt Schuffelers. “We maakten al gebruik van hun bestaande ritplanningssysteem, maar dat was niet geschikt om de ritten van meerdere depots gelijktijdig te plannen. PTV OptiFlow beschikt over krachtigere algoritmes en standaard functionaliteit voor multi-depotplanning.”  

Workaround

Of het nieuwe ritplanningssysteem daadwerkelijk berekend was op het planningsvraagstuk van ID Logistics, was nog maar de vraag. De meer dan 400 voertuigen maken opgeteld zo’n 5000 tot 6000 stops per dag. Het aantal transportorders bedraagt bijna het dubbele daarvan. “Bovendien worden die orders gedurende de dag regelmatig aangepast en soms weer opgesplitst. PTV OptiFlow had nog geen gebruikers met dergelijke complexiteit en orderaantallen”, weet Schuffelers.

Bijkomend probleem was dat er nog geen standaard interface bestond tussen PTV OptiFlow en Transpas, het transport management systeem (TMS) dat ID Logistics gebruikt. Om het nieuwe ritplanningssysteem snel te kunnen uitproberen zonder eerst een interface te hoeven bouwen, is op initiatief van PTV een workaround gemaakt via het oude ritplanningssysteem dat al met het TMS was geïntegreerd. “Het TMS zet de orders via dit systeem door naar PTV OptiFlow, waarna de ritplanning via de omgekeerde weg weer wordt teruggezet in het TMS”, legt Schuffelers uit. “Het bijkomend voordeel is dat de planners de ritplanning van PTV OptiFlow eenvoudig kunnen vergelijken met die van het oude systeem. Dat heeft geholpen om het nieuwe systeem snel geïmplementeerd en geaccepteerd te krijgen.”

Parameters instellen

Voor de planners betekende de implementatie een ingrijpende aanpassing van hun dagelijkse werk. Het vorige systeem kon net als PTV OptiFlow automatisch een planvoorstel genereren, maar bood de planners alle ruimte om dat naar eigen inzichten aan te passen. Vaak was dat nodig omdat de planners over kennis beschikten waarmee het systeem geen rekening had gehouden.

Het nieuwe systeem daarentegen is erbij gebaat dat de planners het planvoorstel zoveel mogelijk ongemoeid laten. Dat kan door de kennis in hun hoofd in het systeem te zetten door de parameters juist in te stellen.

 "Meteen vanaf het begin hebben we de planners op het hart gedrukt om te vertrouwen op de algoritmes en de parameters het werk te laten doen”, zegt Schuffelers. “De planners die ’s avonds de ritplanning voor de volgende dag maken, hebben nauwelijks tijd om nog aan het systeem te sleutelen. Dat is de taak van de planners in de dagdienst. Daarvoor hebben we hoger opgeleide planners nodig die in staat zijn om de resultaten te analyseren, de instellingen aan te passen en door simulatie te checken of dat resulteert in verbetering van de ritplanning.”

PTV OptiFlow biedt daarvoor meer mogelijkheden en vrijheidsgraden. Schuffelers geeft een voorbeeld. “Maandag is doorgaans een rustigere dag dan dinsdag. Nu hebben we de mogelijkheid om voor beide dagen andere spelregels te hanteren, waardoor we op maandag daadwerkelijk minder voertuigen nodig hebben. Dit nieuwe systeem stelt ons daardoor in staat om nog meer in te zetten op verlaging van transportkosten.”

Minder plantijd

Op basis van de ervaringen tot nu toe schat Schuffelers dat het aantal kilometers met twee tot vier procent is gedaald. “Het oude systeem leidde met onze volumes en onze stopdichtheid soms tot behoorlijk uitgestrekte routes. PTV OptiFlow slaagt erin de routes een stuk compacter te houden. Dat we vorig jaar onze vierde Lean & Green-ster in ontvangst hebben mogen nemen, is dan ook voor een belangrijk deel te danken aan optimalisatie van de ritplanning.”

Een ander voordeel is dat de twee planners in de avond nu anderhalf tot twee uur eerder klaar met het maken van een ritplanning. Dat betekent dat ook de medewerkers in de hubs eerder beschikken over de laadlijsten die ze nodig hebben om de juiste zendingen in de juiste volgorde in de juiste voertuigen te laden. “Een kortere plantijd is voor ons erg belangrijk, aangezien we zien dat de cut-off-tijden in onze sector net als in e-commerce steeds later worden. Tot half elf ’s avonds krijgen we soms nog orders binnen, terwijl de laadlijsten rond middernacht klaar moeten zijn.”

Ook van de functionaliteit voor multi-depotplanning maakt ID Logistics graag gebruik. “Vanuit Tilburg maken we ’s avonds één ritplanning voor alle zeven depots. Dat kan betekenen dat een rit van de ene hub soms een paar afleveradressen in het postcodegebied van een andere hub meeneemt als dat de totale planning efficiënter maakt.”

Tactische planning

Dit jaar wil ID Logistics het nieuwe systeem breder inzetten, onder meer voor de planning van de linehauls tussen de zeven hubs. Een ander aandachtspunt is de planning van elektrische voertuigen, waarvoor de nodige functionaliteit aanwezig is. “Daarnaast willen we het systeem inzetten voor tactische en strategische planning, bijvoorbeeld door het hele distributienetwerk te analyseren en de toewijzing van postcodegebieden aan hubs te optimaliseren”, stelt Schuffelers. “Als we alle restricties loslaten, is het besparingspotentieel in theorie nog veel groter. Maar dan moeten we ook toestaan dat chauffeurs hun vaste routegebied loslaten, waardoor we in de praktijk weer snelheid verliezen. Omdat we veel repeterende adressen aandoen, scheelt het veel als chauffeurs weten hoe ze moeten voorrijden of waar ze zendingen moeten neerzetten.”

Met het oog op toekomstige groei biedt het systeem eveneens voordelen. Als ID Logistics een tender ontvangt, volstaat een databestand van de klant om te onderzoeken wat de impact op het distributienetwerk is. Hoe veranderen de kosten en opbrengsten door het toevoegen van de klant? Biedt het netwerk en het wagenpark voldoende ruimte om het extra volume op te vangen of moet in capaciteit worden opgeschaald? “Dat we de kennis in de hoofden van de planners nu in het systeem hebben geborgd, maakt het eveneens gemakkelijker om te groeien. We worden daarin minder beperkt door de kennis en ervaring van onze planners.”