Claassen Logistics: Verbeterde resultaten met nieuw planningssysteem

De eerste stap

Claassen Logistics is gespecialiseerd in fijnmazige distributie. Vanaf de hoofdvestiging in Tilburg vertrekken dagelijks zestig tot tachtig vrachtauto’s naar adressen in de Benelux. Voor het opstellen van de ritplanning maken de planners al jarenlang gebruik van software. “Toen ik bijna negen jaar geleden op de planning begon, werkten we al met een ritplanningssysteem”, vertelt Sebastiaan Kolijn. “Maar dat was een vrij statisch systeem dat niet meer werd onderhouden. Het duurde drie kwartier om daarmee een planvoorstel te genereren.”

Kolijn bekleedt net als Sander Peijs de functie van business controller binnen Claassen. Samen zijn ze verantwoordelijk voor de optimalisatie van processen en systemen. In 2019 was Kolijn nauw betrokken bij de zoektocht naar een nieuw en flexibel ritplanningssysteem. De keuze viel op PTV Route Optimiser ST, met name vanwege de mogelijkheid om interactief te plannen. “Wij zochten een systeem dat automatisch een planvoorstel maakt, maar ook de mogelijkheid biedt om dat aan te passen door handmatig met zendingen te schuiven”, legt Kolijn uit. “Dat stelt planners in staat om op basis van hun eigen kennis en ervaring de ritplanning te verbeteren. In principe bood het vorige systeem die mogelijkheid ook, alleen had dat telkens drie kwartier nodig om de aangepaste ritplanning opnieuw door te rekenen. Met Route Optimiser ST duurt dat nog geen kwartier. Planners hebben daardoor meer ruimte om te spelen met zendingen en ritten.”

Koppeling

Minstens zo waardevol is de automatische datakoppeling tussen PTV Route Optimiser ST en het TMS. Als een order in het TMS is gezet en goedgekeurd, wordt die direct doorgezet naar het nieuwe ritplanningssysteem. De planners hebben daardoor altijd een actueel overzicht van het aantal ontvangen orders en kunnen een goede inschatting maken van het werk dat op hen afkomt. Dat overzicht ontbrak in de oude situatie. De planners moesten daarvoor eerst de orders uit het TMS exporteren naar een tekstbestand en dat weer importeren in het ritplanningssysteem. Dat ging lang niet altijd goed.

Proefdraaien

Claassen heeft Route Optimiser ST in april 2020 na een paar maanden implementatietijd in gebruik genomen. Dat is nog geen maand na de start van de pandemie, die grote impact had op onze operatie. “Dat maakt het lastig om te zeggen hoeveel voordeel de implementatie heeft opgeleverd, maar in ieder geval kunnen we stellen dat we met het nieuwe ritplanningssysteem minder voertuigen hoeven in te zetten om alle zendingen uit te rijden”, vertelt Kolijn.

Niettemin besloot Claassen nog geen vier jaar later om over te stappen naar een nieuw ritplanningssysteem. Dat is OptiFlow, het systeem dat eind 2022 door overname van Conundra aan het productportfolio van PTV is toegevoegd. “Afgelopen najaar vertelde PTV dat ze met dit systeem aansprekende resultaten boekten bij andere distributiebedrijven. Daarom hebben we besloten om een proef te draaien. Een week lang hebben we dezelfde ritten gepland met zowel Route Optimiser ST als OptiFlow. Al snel bleek hoe snel en krachtig de algoritmes van OptiFlow zijn. Dat zagen we aan de kilometers, uren en kosten, maar ook aan de snelheid waarmee de planning werd gemaakt”, vertelt Kolijn.

Het nieuwe plannen

Volautomatisch

OptiFlow is een ritplanningssysteem in de cloud dat volautomatisch plannen mogelijk maakt. Binnen tien minuten beschikt de planner over een planvoorstel dat niet of nauwelijks aangepast hoeft te worden. Vier jaar na de introductie stopt Claassen dus weer met het principe van interactief plannen. Dat is een bewuste keuze, benadrukt Kolijn. “We zagen dat planners op basis van feedback van chauffeurs en klanten steeds vaker aanpassingen doorvoerden. Aanpassingen die de ritplanning in hun ogen beter maakten”, verklaart Kolijn.

Door het groeiende aantal aanpassingen zag Claassen de afhankelijkheid van planners toenemen.  “Terwijl we juist minder afhankelijk van planners willen worden. Het team in Tilburg telt vijf planners, maar voor het resultaat moet het niet uitmaken of Jan, Piet of Klaas achter de knoppen zit.”
Met OptiFlow ligt de focus nu op het werk dat voorafgaat aan het genereren van een planvoorstel. In plaats van achteraf het planvoorstel aan te passen dienen ze nu ervoor te zorgen dat de orderdata en restricties goed in het systeem staan. Kolijn: “Als dat het geval is, is achteraf aanpassen van het planvoorstel ook niet meer nodig.”

Flexibele software

Dat OptiFlow een betere ritplanning oplevert, heeft niet alleen te maken met de betere algoritmes, maar ook met de ruimere instelmogelijkheden. Neem als voorbeeld de volgorde waarin laad- en losopdrachten worden ingepland. “We hebben liever niet dat we meteen na de eerste geloste pallet alweer een nieuwe pallet moeten laden. Want dan zitten de chauffeurs de rest van de rit voortdurend met die pallet te schuiven”, weet Kolijn. “Het liefst plannen we de afhaalorders wat later in de rit, zodat chauffeurs meer manoeuvreerruimte hebben. OptiFlow biedt meer variabelen daarvoor.”

Een ander voorbeeld betreft de mogelijkheid om penalty’s in te stellen. In Route Optimiser ST kon iets wel of niet, een tussenweg was niet mogelijk. “In OptiFlow kunnen we aan elke restrictie een fictieve penalty koppelen. In principe volgt het systeem die restrictie, maar als het voordeliger is om de penalty mee te pakken, kan het systeem die restrictie toch overschrijden. Als een chauffeur bijvoorbeeld binnen de stadsring van Amsterdam zit, willen we dat hij eerst alle stops binnen de stadsring uitvoert voordat hij het gebied verlaat. Dit kunnen we nu afdwingen door middel van een penalty”, legt Kolijn uit. “Daardoor kunnen we bepaalde inzichten van de planners nu toch in het systeem stoppen.”

Wennen

Na een uitgebreide test in november en december besloot Claassen in januari definitief over te stappen op OptiFlow. De implementatie stelde weinig voor, verzekert Peijs. “We hebben ervoor gekozen om OptiFlow niet rechtstreeks te koppelen aan het TMS, maar aan Route Optimiser ST. Omdat PTV al beschikte over een standaard koppeling tussen beide ritplanningssystemen, hoefden we dus geen nieuwe datakoppeling te maken.”

De eerste ervaringen zijn positief, al moeten planners er nog steeds aan wennen dat ze minder  mogelijkheden hebben om de ritplanning aan te passen. “Dat heeft tijd nodig. Als de planners steeds weer zien dat OptiFlow een betere ritplanning oplevert die bovendien betrouwbaar en realistisch blijkt te zijn, komt dat vertrouwen vanzelf.”

In ieder geval verwacht Peijs dat de planners minder tijd nodig hebben. “Met ons allereerste plansysteem was het streven erop gericht om rond tien uur ’s avonds klaar te zijn. Met Route Optimiser ST is dat al verschoven naar een eerder tijdstip. Met OptiFlow proberen we dat nog verder te vervroegen. Dat betekent dat we in het warehouse eerder kunnen starten met het laden van de voertuigen en dat we de planning eerder kunnen communiceren met de chauffeurs”, vertelt Peijs.

Optimalisatie

Dat ook OptiFlow op termijn zal resulteren in lagere transportkosten, staat voor beide business controllers vast. “Hoeveel we zullen besparen, is lastig te voorspellen. We zitten nu nog in de optimalisatiefase. Door met de instellingen te spelen, proberen we het maximale uit het systeem te halen. Dat blijft een continu proces”, zegt Peijs.

Kolijn vult aan dat kostenbesparing uiteindelijk niet het belangrijkste doel is. In de bedrijfsstrategie van Claassen komen de klanten op de eerste, de medewerkers op de tweede en de kosten pas op de derde plaats. “Natuurlijk zijn transportkosten belangrijk. Maar als we onze klanten meer tevreden kunnen stellen door met iets minder efficiëntie genoegen te nemen, zullen we dat zeker doen. En als het lukt om chauffeurs tevreden te houden, komt dat eveneens ten goede aan de efficiëntie.”