Claassen Logistics: Bessere Ergebnisse mit neuem Tourenplanungssystem

Der erste Schritt

Claassen Logistics ist auf Feinverteilung spezialisiert. Vom Hauptsitz im niederländischen Tilburg aus starten täglich sechzig bis achtzig Lkw zu Lieferadressen in den Benelux-Ländern. Das Disponenten-Team verwendet bereits seit vielen Jahren Software zur Tourenplanung. „Als ich vor fast neun Jahren im Planungsbereich anfing, arbeiteten wir bereits mit einem Tourenplanungssystem“, berichtet Sebastiaan Kolijn. „Aber es war ein ziemlich statisches System, das nicht mehr aktualisiert wurde. Zudem benötigte man 45 Minuten, um damit einen Planungsvorschlag zu erstellen.“

Kolijn ist, genau wie Sander Peijs, bei Claassen als Business Controller tätig. Gemeinsam sind sie für die Optimierung von Prozessen und Systemen verantwortlich. Im Jahr 2019 machte sich das Unternehmen auf die Suche nach einem neuen und flexiblen Tourenplanungssystem, auch Kolijn war in dieses Projekt eingebunden. Die Wahl fiel auf PTV Route Optimiser ST, insbesondere wegen der interaktiven Planungsoptionen. „Wir wollten ein System, das automatisch einen Planungsvorschlag erstellt, aber auch die Möglichkeit bietet, diesen manuell anzupassen“, erklärt Kolijn. „So ist das Disponenten-Team in der Lage, die Tourenplanung auf Basis ihres Fachwissens und ihrer Erfahrungen zu verbessern. Prinzipiell bot das vorherige System auch diese Funktionalität, allerdings dauerte es immer 45 Minuten, bis die angepasste Tourenplanung neu berechnet wurde. Mit PTV Route Optimiser ST sind es weniger als 15 Minuten. Unsere Disponent*innen haben dadurch mehr Spielraum, um mit Sendungen und Fahrten zu experimentieren.“

Interface

Mindestens ebenso wertvoll ist die automatische Datenkopplung zwischen PTV Route Optimiser ST und dem TMS. Nach Eingabe und Genehmigung eines Auftrags im TMS wird dieser direkt auf das neue Tourenplanungssystem übertragen. Die Disponent*innen haben dadurch stets einen aktuellen Überblick über die Anzahl der eingegangenen Aufträge und können ihre entsprechende Arbeitslast gut einschätzen.

Dieser Überblick fehlte zuvor. Das Disponenten-Team musste mit der alten Lösung die Aufträge aus dem TMS in eine Textdatei exportieren und diese dann in das Tourenplanungssystem importieren. Doch dieser Vorgang funktionierte nicht immer reibungslos. Wenn eine Adresse doppelte Anführungszeichen oder andere fremde Zeichen enthielt, stürzte das System immer wieder ab. „Außerdem konnten alle Aufträge nur einmal exportiert werden. Wenn ein Auftrag danach geändert oder gelöscht wurde, mussten diese manuell im alten Tourenplanungssystem anpasst werden. Das hieß: Wir mussten einen Ausdruck aus dem TMS anfertigen und dem Mitarbeitenden vorlegen“, erklärt Peijs. „Die Probleme waren vorprogrammiert. Wenn eine Disponentin oder ein Disponent vergaß, einen Auftrag herauszunehmen, war dieser am nächsten Tag immer noch im Tourenplan“, ergänzt Kolijn.

Probelauf 

Nach einer mehrmonatigen Implementierungsphase nahm Claassen den PTV Route Optimiser ST im April 2020 in Betrieb. Das war kurz nach Ausbruch der Pandemie, die einen großen Einfluss auf Claassens Lieferprozesse hatte. „So ist es schwierig, genau zu beziffern, wie viel die Implementierung genau gebracht hat. Aber wir können eindeutig feststellen, dass wir mit dem neuen Tourenplanungssystem weniger Fahrzeuge benötigen, um alle Sendungen auszuliefern“, berichtet Kolijn. 

Dennoch entschied sich Claassen nach vier Jahren auf ein neues Tourenplanungssystem umzusteigen: auf PTV OptiFlow, das Ende 2022 durch die Übernahme von Conundra Teil des Produktportfolios von PTV wurde. „Letzten Herbst teilte PTV uns mit, dass sie mit diesem System beeindruckende Ergebnisse bei anderen Verteilunternehmen erzielen konnten. So haben wir einen Testlauf gestartet und eine Woche lang dieselben Touren sowohl mit PTV Route Optimiser ST als auch mit OptiFlow geplant. Innerhalb kürzester Zeit war ersichtlich, wie schnell und leistungsfähig die Algorithmen von PTV OptiFlow sind. Das sahen wir an den Kilometern, Stunden und Kosten, aber auch an der Geschwindigkeit, mit der die Planung erstellt wurde“, berichtet Kolijn.

Der neue Plan

Vollautomatisiert 

PTV OptiFlow ist ein cloudbasiertes Tourenplanungssystem, das komplett automatisiertes Planen ermöglicht. Innerhalb von zehn Minuten verfügen die Disponent*innen über einen Planungsvorschlag, der kaum noch angepasst werden muss. Vier Jahre nach der Einführung stellt Claassen die interaktiven Planungen sogar ein. „Das ist eine bewusste Entscheidung“, betont Kolijn. „Wir sahen, dass unser Disponententeam auf Basis des Feedbacks von Fahrer*innen und Kund*innen immer häufiger Anpassungen vornahmen. Anpassungen, die die Tourenplanung in ihren Augen besser machten“, erklärt Kolijn. „

Doch durch diese Entwicklung entstand auch eine zunehmende Abhängigkeit von den einzelnen Disponent*innen. Unser Bestreben ist jedoch, weniger abhängig vom Planungsteam zu sein. Das Team in Tilburg zählt fünf Disponenten, aber für das Ergebnis sollte es keine Rolle spielen, ob Jan, Piet oder Klaas die Tour planen.“ Mit PTV OptiFlow liegt der Fokus nun auf der eigentlichen Arbeit, die vor dem Erstellen eines Planungsvorschlags erfolgt. Anstatt nachträglich den Vorschlag anzupassen, müssen die Disponent*innen nun sicherstellen, dass die Auftragsdaten und Beschränkungen richtig im System erfasst wurden. „Und wenn dem so ist, ist auch eine nachträgliche Anpassung nicht mehr notwendig“, bestätigt Kolijn.

Flexible software

Dass PTV OptiFlow eine bessere Tourenplanung erstellt, hat nicht nur mit den besseren Algorithmen zu tun, sondern auch mit den erweiterten Einstellungsmöglichkeiten. „Nehmen Sie beispielsweise die Reihenfolge, in der Lade- und Entladevorgänge geplant werden: Wir möchten nicht, dass wir gleich nach der ersten abgeladenen Palette wieder eine neue Palette laden müssen. Denn dann müssen die Fahrer*innen den Rest der Fahrt ständig mit dieser Palette jonglieren“, so Kolijn. „Am liebsten planen wir die Abholaufträge etwas später für die Tour ein, damit die Fahrer*innen mehr Spielraum haben. PTV OptiFlow bietet mehr Optionen für diese Szenarien.“ 

Ein weiteres Beispiel betrifft die Möglichkeit, sogenannte „Strafzuschläge“ einzustellen. In PTV Route Optimiser ST war etwas entweder möglich oder nicht, einen Mittelweg gab es nicht. „In PTV OptiFlow können wir jeder Beschränkung einen fiktiven Strafzuschlag zuordnen. Grundsätzlich folgt das System dieser Beschränkung, aber wenn es vorteilhafter ist, den Strafzuschlag mitzunehmen, kann das System diese Beschränkung doch aufheben. Wenn eine Fahrerin oder ein Fahrer zum Beispiel innerhalb des Stadtrings von Amsterdam unterwegs ist, wollen wir, dass zuerst alle Stopps innerhalb dieses Stadtrings angefahren werden. Das können wir nun durch einen Strafzuschlag erzwingen“, erklärt Kolijn. „Dadurch können wir bestimmte Einblicke der Disponent*innen nun doch ins System einbringen.“

Gewöhnung 

Nach einer umfassenden Testphase im November und Dezember entschied Claassen im Januar, endgültig auf PTV OptiFlow umzusteigen. Die Implementierung war unproblematisch, versichert Peijs. „Wir haben uns dafür entschieden, PTV OptiFlow nicht direkt an das TMS anzubinden, sondern an PTV Route Optimiser ST. Da PTV bereits über eine Standardverbindung zwischen beiden Tourenplanungssystemen verfügte, mussten wir also keine neue Datenverbindung herstellen.“ Die ersten Erfahrungen sind positiv, auch wenn die Disponent*innen sich noch daran gewöhnen müssen, dass sie weniger Möglichkeiten haben, die Tourenplanung anzupassen. „Das braucht Zeit. Wenn sie aber immer wieder feststellen, dass PTV OptiFlow eine bessere Tourenplanung liefert, die zudem zuverlässig und realistisch ist, kommt das Vertrauen in die Lösung von selbst.“ Auf jeden Fall erwartet Peijs, dass das Disponententeam weniger Zeit benötigt. „Mit unserem allerersten Planungssystem war das Ziel, gegen zehn Uhr abends fertig zu sein. Mit PTV Route Optimiser ST konnten wir die Zeit bereits verkürzen. Mit PTV OptiFlow versuchen wir, noch schneller fertig zu werden. Das bedeutet, dass wir im Lager früher mit dem Beladen der Fahrzeuge beginnen und die Planung entsprechend früher den Fahrer*innen kommunizieren können“, erzählt Peijs.

Optimierung 

Beide Business-Controller sind davon überzeugt, dass auch PTV OptiFlow langfristig zu niedrigeren Transportkosten führen wird. „Wie viel wir einsparen werden, ist schwer vorherzusagen. Wir befinden uns derzeit noch in der Optimierungsphase. Indem wir unterschiedliche Einstellungen testen, versuchen wir, das Maximum aus dem System herauszuholen. Das bleibt ein kontinuierlicher Prozess“, so Peijs. Kolijn ergänzt, dass die Kostenersparnis letztendlich nicht das Hauptziel sei. Claassen verfolgt eine Unternehmensstrategie, bei der die Kund*innen an erster, die Mitarbeitenden an zweiter und die Kosten erst an dritter Stelle stehen. „Natürlich spielen die Kosten eine wichtige Rolle. Aber wenn wir für eine hohe Kundenzufriedenheit sorgen können, indem wir mit etwas weniger Kosteneffizienz zufrieden sind, werden wir das sicherlich tun. Und wenn es gelingt, die Zufriedenheit unserer Fahrer*innen zu steigern, kommt das wiederum der Effizienz zugute.“