Wie innovative PoD-Software die Lieferlogistik voranbringt
Dank der zunehmenden Digitalisierung wird die Dynamik von Unternehmensprozessen immer transparenter. In diesem Zusammenhang ist eine effiziente Lieferkette für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um die Kundenzufriedenheit und damit letztlich die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Lieferkette ist der Proof of Delivery (POD), auf Deutsch auch als Lieferschein, Empfangsbestätigung oder Liefernachweis bezeichnet. Dieser spielt eine zentrale Rolle bei der Überwachung, Verfolgung und Bestätigung von Lieferungen. In diesem Beitrag werden wir die Bedeutung und die verschiedenen Aspekte des Proof of Delivery genauer betrachten.
Was versteht man unter einem Proof of Delivery?
Welche Bedeutung hat der PoD für alle Beteiligten?
Bedeutung des Dokuments für das Lieferunternehmen
Die Bedeutung des Proof of Delivery betrifft sowohl die Empfänger der zu liefernden Waren oder Sendungen als auch den Lieferanten sowie das Transportunternehmen. Für den Lieferanten ist der Nachweis ein wichtiger Bestandteil des Dokumentationsprozesses. Der Zustellnachweis bestätigt die ordnungsgemäße Lieferung und bildet damit eine rechtliche Grundlage für den Abschluss des Liefervertrags. Darüber hinaus dient der POD als Beweis für die erbrachte Leistung und im Falle von Streitigkeiten oder Problemen als Beweismittel.
Bedeutung des Zustellnachweises für den Kunden
Der Proof of Delivery fungiert als Bestätigung für den Erhalt der Ware und bietet eine gewisse Sicherheit gegenüber dem Lieferunternehmen. Durch die Unterschrift des Kunden wird dokumentiert, dass die Zustellung korrekt erfolgt ist und keine Unstimmigkeiten bestehen. Im Falle von Beschädigungen oder Fehlern kann der Empfänger den POD als Grundlage für etwaige Ansprüche oder Retouren verwenden. Außerdem kann der Kunde mit dem Proof of Delivery im Falle von Abholungen nachweisen, dass er beanstandete Ware fristgerecht zurückgesendet hat.
Bedeutung von Sign on Glass im Lieferprozess
Die "Sign on Glass" (SoG) Technologie im Lieferprozess bietet entscheidende Vorteile, indem sie die Lieferbestätigung effizienter und kostengünstiger gestaltet. Sign on Glass ist einfach eine moderne Alternative zur physischen Unterschrift bei der Lieferung von Produkten. Statt auf Papier unterschreibt der Kunde direkt auf dem "Glas" eines Endgerätes. Die elektronische SoG-Unterschrift auf mobilen Geräten ermöglicht Echtzeit-Updates, was die Genauigkeit und Nachverfolgbarkeit im Lieferprozess verbessert. Der reduzierte Papierverbrauch und Verwaltungsaufwand, schont Umwelt und senkt Kosten. Außerdem erhöht Sign on Glass die Kundenzufriedenheit, da sie bequem und transparent ist. SoG Technologie verbessert die Genauigkeit und Verlässlichkeit der Liefernachweise und optimiert so die letzte Meile von Lieferungen.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie unsere POD-Software Ihr Unternehmen unterstützen kann?
Welche Anforderungen werden an eine PoD-Software gestellt?
Echtzeit-Tracking
Lieferungen sollten in Echtzeit verfolgt und der aktuelle Standort sowie der Status jeder Sendung genau erfasst werden.
Automatisierte Erfassung der Daten
Die Software sollte die Möglichkeit bieten, Daten digital zu erfassen und zu speichern, sei es durch den Einsatz von mobilen Apps, digitalen Unterschriften oder anderen elektronischen Erfassungsmethoden.
Integration mit bestehenden Systemen
Eine leistungsstarke POD-Software lässt sich nahtlos in vorhandene IT-Systeme und Geschäftsprozesse integrieren, inklusive der ERP-Systeme und Lagerverwaltungssysteme.
Fahrermanagement
Die Auslieferungssoftware sollte eine effiziente Verwaltung von Fahrern und Fahrzeugen ermöglichen und beispielsweise die Routenplanung, Fahrzeugzuweisung und Überwachung der Fahrerleistung vereinfachen.
Transparenz und Nachverfolgung
Die Softwarelösung sollte Unternehmen einen umfassenden Überblick über ihre Auslieferungen und das Nachvollziehen des gesamten Prüfpfads jeder Sendung erlauben.
Benutzerfreundlichkeit
Eine benutzerfreundliche Oberfläche und intuitive Bedienbarkeit sind entscheidend für den erfolgreichen Einsatz der Liefersoftware, damit sowohl die Fahrer als auch die Mitarbeiter im Büro die POD-Software schnell erlernen und fehlerfrei anwenden können.
Sicherheit und Datenschutz
Eine benutzerfreundliche Oberfläche und intuitive Bedienbarkeit sind entscheidend für den erfolgreichen Einsatz der Liefersoftware, damit sowohl die Fahrer als auch die Mitarbeiter im Büro die POD-Software schnell erlernen und fehlerfrei anwenden können.
Reporting und Analyse
Die Software sollte über umfangreiche Reporting- und Analysefunktionen verfügen, um Unternehmen Einblicke in ihre Lieferleistung zu geben und Verbesserungspotenziale aufzuzeigen.
Welche Vorteile sind mit einer Proof of Delivery-Software verbunden?
- Steigerung der Produktivität
Innovative Softwarelösungen steigern die Effizienz und Produktivität von Lieferprozessen. Durch die digitalisierte Erfassung von Liefernachweisen und die Übertragung ins ERP in Echtzeit werden Zeit und Aufwand gespart und zudem Fehlerquellen reduziert, die aus dem händischen Übertragen von Daten resultieren.
- Echtzeit-Tracking optimiert die Überwachung von Prozessen
Unternehmen verfolgen die gesamte Lieferkette in Echtzeit und überwachen den Lieferstatus. Dadurch wird es möglich, den Kunden exakt über den Lieferzeitpunkt zu informieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Darüber hinaus erhalten die Kunden transparente Informationen über den Lieferprozess und können sich darauf einstellen, wann die Zustellung erfolgt, sodass vergebliche Zustellversuche entfallen.
- Digitale Lieferscheine dienen der Reduzierung von Störfällen
Mit der Software wird es einfacher, frühzeitig Störungen in der Lieferkette zu erkennen und gegenzusteuern, bevor es zu Lieferengpässen kommt. Werden Lieferausfälle vermieden, reduziert dies wiederum Kundenbeschwerden und maximiert die Kundenzufriedenheit.
- POD-Software: Optimiertes Reporting und genauere Analysen
Moderne POD-Software verfügt über umfangreiche Reporting- sowie Analysefunktionen, die es dem Unternehmen erleichtern, die Lieferleistung zu optimieren und Potenziale für Verbesserungen der Prozesse zu identifizieren. Das führt zu reibungsloseren Lieferprozessen, beseitigt Engpässe und senkt alleine schon durch den wegfallenden Papierbedarf Kosten.
Welche Branchen profitieren von einer POD-Software?
Verfolgung und Bestätigung von Zustellungen.
Überwachung von versendeten Produkten und Stopps.
Kontrolle der Lieferung von frischen und verderblichen Lebensmitteln.
Bestätigung von Auftragsabschlüssen und Vermeidung von Beschwerden.
Erfahren Sie mehr über unsere Kunden
„Die über die Jahre erzielten hervorragenden Ergebnisse garantieren eine hohe Zuverlässigkeit und sind unser ‚Auge auf der Straße‘.“
„Die Technologie von PTV ist ein Gewinn für alle wichtigen Akteure: Fahrer, Partner und diejenigen im Hintergrund.“
„Die unmittelbare Verfügbarkeit von Informationen ermöglicht es uns, genauer und schneller auf Kunden- und Vertriebsanfragen zu reagieren.“
„Wir wissen jederzeit, ob eine Bestellung vorbereitet, für den Versand geplant oder geliefert wird. Das macht uns schneller, effizienter und produktiver.“
FAQs zu Proof of Delivery
Ist ein POD rechtsgültig?
Ein mit elektronischer Signatur erstellter Liefernachweis ist ein rechtsgültiges Dokument. Das gilt für sämtliche Länder der EU sowie die USA. In der Europäischen Union bildet die Verordnung Nr. 910/2014 (eIDAS-Verordnung) dafür den rechtlichen Rahmen. Eine gesetzliche Verpflichtung, die eine Erstellung von Liefernachweisen vorsieht, gibt es allerdings nicht.
Muss der Zustellnachweis in Papierform erstellt werden?
Viele Unternehmen drucken den Zustellnachweis aus. Das ist jedoch nicht erforderlich. Dank digitaler Signaturen und Barcode-Scannern kann das Dokument auch vollkommen elektronisch erstellt und an das ERP-System der Firma sowie die Mail-Adresse des Kunden übermittelt werden.
Welche Informationen muss der Proof of Delivery enthalten?
Damit die Transportbelege rechtsgültig sind, müssen neben der Lieferschein- und Auftragsnummer Name und Anschrift von Absender und Empfänger, Versand- sowie Lieferdatum, Angaben zu gelieferten Produkten (Art, Bezeichnung, Menge) und eine Empfangsbestätigung enthalten sein.
Welche Schnittstellen benötigt eine POD-Software?
Für die nahtlose Interaktion mit Systemen und Datenquellen benötigt die POD-Software verschiedene Schnittstellen: zu mobilen Apps (Datenerfassung vor Ort), zum Transportmanagement-System (Übermittlung von Lieferdaten), zu ERP-Systemen (Synchronisierung von Auftragsinformationen) und zu Tracking-Systemen (Echtzeit-Lieferverfolgung). Weitere Schnittstellen zu elektronischen Zahlungssystemen, Lagerverwaltungssystemen oder CRM-Systemen bieten noch mehr Funktionen und optimieren die gesamte Lieferlogistik.
Welche Ausrüstung benötigen Unternehmen für die Nutzung digitaler Liefernachweise?
Um die Vorteile digitaler POD zu nutzen, benötigen Sie mobile Geräte wie Smartphones oder Tablets für die Datenerfassung vor Ort, GPS-Tracker zur Verfolgung der Lieferfahrzeuge und Waren sowie Barcode-Scanner zur schnellen Identifikation von Lieferungen. Wenn Sie die Formulare in Papierform archivieren wollen, sind zudem Drucker für die Erstellung von Lieferscheinen oder Quittungen erforderlich. Unverzichtbare Voraussetzung ist außerdem eine leistungsstarke Softwarelösung.
