In che modo un software POD supporta la logistica distributiva?
Grazie alla crescente digitalizzazione, le dinamiche dei processi aziendali stanno diventando sempre più trasparenti. In questo contesto, una Supply Chain efficiente è fondamentale per le aziende per mantenere alta la soddisfazione dei clienti ed essere competitivi.
Una componente chiave di questo processo è la prova di consegna (Proof of Delivery, POD), nota anche come bolla di consegna, conferma di ricezione, etc... Svolge un ruolo importante nel monitoraggio, nella tracciabilità e nella conferma che una consegna sia stata effettuata. Esaminiamo da vicino l'importanza e i vari aspetti della prova di consegna.
Che cos'è la Proof of Delivery?
Qual è l'importanza del POD?
Importanza del POD per l'azienda che si occupa della delivery
L'importanza della prova di consegna riguarda i destinatari delle merci o delle spedizioni da consegnare, ma anche il fornitore e l'azienda di trasporto. Per il fornitore, la prova di consegna è una parte importante del processo di documentazione. La prova di consegna conferma la corretta consegna e costituisce quindi una base legale per la conclusione del contratto di consegna. Inoltre, il POD serve come prova del servizio fornito e come prova in caso di controversie o problemi.
Importanza del POD per il cliente
La prova di consegna serve come conferma del ricevimento della merce e fornisce un certo livello di sicurezza all'azienda di consegna. La firma del cliente documenta che la consegna è stata effettuata correttamente e che non ci sono problemi. In caso di danni o errori, il destinatario può utilizzare il POD come base per eventuali reclami o resi. Inoltre, il cliente può utilizzare la prova di consegna in caso di reso per dimostrare di aver restituito la merce rifiutata nei tempi previsti.
L'importanza del Sign on Glass nel processo di consegna
La tecnologia Sign on Glass (SoG) nel processo di consegna offre vantaggi importanti rendendo la prova di consegna più efficiente ed economica. Il Sign on Glass è semplicemente un'alternativa moderna alla firma fisica nella consegna dei prodotti. Invece di firmare su carta, il cliente firma direttamente sul “vetro” di un dispositivo finale. La firma elettronica SoG sui dispositivi mobili consente aggiornamenti in tempo reale, migliorando l'accuratezza e la tracciabilità del processo di consegna. La riduzione del consumo di carta e dell'impegno lato amministrazione protegge l'ambiente e riduce i costi. La tecnologia SoG migliora l'accuratezza e l'affidabilità della prova di consegna, ottimizzando l'ultimo miglio delle consegne.
Vuoi saperne di più sul nostro software POD?
Quali sono i requisiti per un software di prova di consegna?
Real-time Tracking
Le consegne devono essere tracciate in tempo reale e la posizione e lo stato attuale di ogni spedizione devono essere registrati con precisione.
Acquisizione automatica dei dati
Il software deve essere in grado di acquisire e archiviare automaticamente i dati in formato digitale, attraverso l'uso di applicazioni mobili, firme digitali o altri metodi di acquisizione elettronica.
Integrazione con i sistemi esistenti
Il software POD si integra perfettamente con i sistemi IT e i processi aziendali esistenti, compresi i sistemi ERP e i sistemi di gestione del magazzino.
Driver management
Il software di POD deve consentire una gestione efficiente di autisti e veicoli e, ad esempio, semplificare la pianificazione dei percorsi, l'assegnazione dei veicoli e il monitoraggio delle prestazioni degli autisti.
Trasparenza e Tracciabilità
La soluzione software deve consentire alle aziende di avere una panoramica completa delle loro consegne e di tracciare l'intero audit trail (registrazione cronologica delle attività eseguite) di ogni spedizione.
Facilità d'uso
Un'interfaccia facile da usare e un'usabilità intuitiva sono fondamentali per il successo del software di POD, in modo che sia gli autisti che il personale d'ufficio possano imparare rapidamente il software e utilizzarlo senza errori.
Sicurezza e protezione dei dati
Il software POD deve includere meccanismi di sicurezza per proteggere i dati sensibili e garantire che solo le persone autorizzate abbiano accesso alle informazioni.
Reporting e analisi
Il software deve disporre di ampie funzioni di reporting e analisi per fornire alle aziende informazioni sulle prestazioni di consegna e identificare le aree di miglioramento.
Quali sono i vantaggi del software Proof of Delivery?
Aumentare la produttività
Le soluzioni software innovative aumentano l'efficienza e la produttività dei processi di consegna. La registrazione digitalizzata delle prove di consegna e il loro trasferimento all'ERP in tempo reale consentono di risparmiare tempo e fatica e di ridurre le fonti di errore derivanti dal trasferimento manuale dei dati.
La tracciabilità in tempo reale ottimizza il monitoraggio dei processi
Le aziende tracciano l'intera catena di fornitura in tempo reale e monitorano lo stato delle consegne. Ciò consente di informare con precisione i clienti sui tempi di consegna e aumenta la soddisfazione dei clienti. Inoltre, i clienti ricevono informazioni trasparenti sul processo di consegna e possono prevedere quando avverrà la consegna, eliminando i tentativi di consegna falliti.
Le bolle di consegna digitali aiutano a ridurre gli incidenti
Il software facilita l'identificazione delle interruzioni nella catena di fornitura e l'adozione di contromisure prima che si verifichino colli di bottiglia nelle consegne. Se si evitano le mancate consegne, si riducono i reclami dei clienti e si massimizza la loro soddisfazione.
Software POD: report ottimizzati e analisi più precise
I moderni software POD sono dotati di funzioni di reporting e analisi che rendono più facile per l'azienda ottimizzare le prestazioni di consegna e identificare il potenziale di miglioramento dei processi. Questo porta a processi di consegna più fluidi, elimina i colli di bottiglia e riduce i costi semplicemente eliminando la necessità di carta.
Chi utilizza un software per il POD
Tracciamento e conferma delle consegne.
Monitoraggio dei prodotti spediti e delle varie fermate del giro.
Controllo della consegna di alimenti freschi e deperibili.
Conferma della consegna dell'ordine e prevenzione dei reclami.
Cosa dicono i clienti PTV Axylog
“The excellent results achieved over the years guarantee a high level of reliability and are our 'eye on the road'.”
“The immediate availability of information enables us to respond more accurately and quickly to customer and sales inquiries.”
“The immediate availability of information enables us to respond more accurately and quickly to customer and sales inquiries.”
FAQ su Proof of Delivery
Un ePOD è legalmente valido?
La prova di consegna creata con una firma elettronica è un documento legalmente valido. Questo vale per tutti i Paesi dell'UE e per gli Stati Uniti. Nell'Unione Europea, il Regolamento n. 910/2014 (Regolamento eIDAS) costituisce il quadro giuridico di riferimento. Tuttavia, non esiste alcun obbligo legale di creare una prova di consegna.
La prova di consegna deve essere creata in forma cartacea?
Molte aziende stampano la prova di consegna. Tuttavia, questo non è necessario. Grazie alle firme digitali e agli scanner di codici a barre, il documento può essere creato anche in modo completamente elettronico e inviato al sistema ERP dell'azienda e all'indirizzo e-mail del cliente.
Quali informazioni deve contenere la prova di consegna?
Affinché i documenti di trasporto siano legalmente validi, devono contenere la bolla di consegna e il numero d'ordine, il nome e l'indirizzo del mittente e del destinatario, la data di spedizione e di consegna, i dettagli dei prodotti consegnati (tipo, descrizione, quantità) e una conferma di ricezione.
Di quali interfacce ha bisogno il software POD?
Per un'interazione perfetta con i sistemi e le fonti di dati, il software POD richiede diverse interfacce: con le app mobili (raccolta dati in loco), con il sistema di gestione dei trasporti (trasmissione dei dati di consegna), con i sistemi ERP (sincronizzazione delle informazioni sugli ordini) e con i sistemi di tracciamento (tracciamento delle consegne in tempo reale). Ulteriori interfacce con sistemi di pagamento elettronico, sistemi di gestione del magazzino o sistemi CRM offrono ancora più funzioni e ottimizzano l'intero processo logistico di consegna.
Di quali attrezzature hanno bisogno le aziende per utilizzare la prova di consegna digitale?
Per sfruttare i vantaggi del POD digitale, sono necessari dispositivi mobili come smartphone o tablet per la raccolta dei dati in loco, localizzatori GPS per tracciare i veicoli di consegna e le merci e scanner di codici a barre per identificare rapidamente le consegne. Se volete archiviare i moduli in forma cartacea, avrete bisogno anche di stampanti per creare fatture o ricevute di consegna. È essenziale anche una soluzione software potente.
