Voor elke zending automatisch het juiste voertuig

De Graaf Logistics

De Graaf Logistics beschikt in Oosterhout over een wagenpark van 75 voertuigen, waaronder bestelauto’s, BE-combi’s, bakwagens, city-opleggers en trekker-opleggercombinaties. De eerste elektrische voertuigen zijn in bestelling. De Graaf Logistics heeft ze straks nodig om zendingen in de binnenstad te mogen afleveren. “We ontwikkelen ons steeds meer richting stads- en regiodistributie”, verklaart transport manager Tim de Haan van de logistiek dienstverlener uit Oosterhout. “Samen met andere familiebedrijven vormen wij de distributienetwerken DHB voor palletzendingen en TeamTrans voor collizendingen. Met elkaar beschikken we zo over meerdere depots dichtbij de grote steden met hun zero-emissiezones. Dat verschaft ons een goede uitgangspositie voor belevering van deze stadscentra. Met een elektrisch voertuig moet je immers geen hele grote afstanden willen afleggen.”

Handmatig ingrijpen

Het groeiende aantal zendingen voor stadscentra en woonwijken zorgt voor een complexe puzzel die de planners van De Graaf Logistics elke dag opnieuw moeten leggen. “Aan ons de opdracht om op de juiste locatie en op het juiste tijdstip het juiste voertuig in te zetten. Want we weten allemaal wat we aanrichten als we een woonwijk inrijden met een voertuig dat groter is dan een bakwagen.”

Voor het inplannen van die fijnmazige distributie voertuigen gebruikte de planningsafdeling sinds 2012 de semi-automatische ritplanningssoftware Route Optimiser ST van PTV. Dit systeem beschikte over verschillende functies waarvan de planners dankbaar gebruik maakten. Zoals de mogelijkheid om voor elke binnenstad, woonwijk of ander geografisch afgebakend gebied vast te leggen welk voertuig op welk moment naar binnen mag. Met hulp van dergelijke functies wist De Graaf Logistics te voorkomen dat een trekker met oplegger per ongeluk naar een woonwijk of buiten de venstertijden naar een winkelstraat werd gestuurd. “Desondanks duurde het met onze stapsgewijze planningsmethodiek  minstens drie uur voordat de ritplanning gereed was. Vaak na handmatig ingrijpen van de planner met een resultaat dat nog steeds ruimte voor verbetering overliet.”

Volautomatisch plannen

De ommekeer volgde toen De Haan werd gewezen op PTV OptiFlow: een ritplanningssysteem dat in de cloud draait en over de nieuwste algoritmes beschikt. In december 2023 nam De Graaf Logistics de proef op de som en liet PTV OptiFlow rekenen met een dataset van twee dagen. “Na de eerste dag waren we meteen onder de indruk. Zonder dat het systeem was afgesteld op onze operatie, liet het een planning zien die haast te mooi was om waar te zijn”, weet De Haan. “Na nog een paar dagen testen hebben wij twee zeer ervaren en uiterst kritische planners gevraagd om op het systeem te schieten, maar ook zij waren onder de indruk. Toen wisten we dat PTV OptiFlow het systeem is dat ons vooruit kan helpen.”

PTV OptiFlow maakt van het semi-automatisch een volautomatisch planningsproces. Met één druk op de knop worden alle voertuigen tegelijk ingepland. “Het belangrijkste verschil met het vorige planningssysteem zit ‘m in de rekenkracht en de intelligentere algoritmes. Ook de visuele kracht is groot: als een zending niet kan worden ingepland, is dat in één oogopslag zichtbaar”, vertelt Jochem Snaauw, die als distribution engineer nauw bij de implementatie betrokken is. “En PTV OptiFlow beschikt over een aantal handige functies. Zo weet het systeem dat de file voor de brug bij Gorinchem op dinsdag langer is dan op maandag. Dat is belangrijke informatie, want wij willen een zeer betrouwbare planning. Als een rit iets uit de planning loopt, krijgen we meteen telefoontjes van mensen die wachten op hun zending.”

Businesscase

Uiteraard heeft De Graaf Logistics ondanks de goede operationele resultaten goed naar de businesscase gekeken. Belangrijk omdat met de aanschaf van PTV OptiFlow de kostenstructuur verandert van een eenmalig aankoopbedrag plus een klein vast bedrag per jaar naar een terugkerend bedrag per voertuig per maand. Zonder kostenbesparingen zouden de totale kosten voor het systeem daardoor substantieel toenemen. 
Na een aantal gesprekken met de eigen directie en PTV wisten De Haan en Snaauw een gezonde businesscase op te zetten. Uitgangspunt is dat PTV OptiFlow niet alleen kostenbesparingen oplevert door een vermindering van het aantal in te zetten voertuigen en en af te leggen kilometers, maar ook door een aantal andere verbeteringen. Denk aan een mindere afhankelijkheid van de kennis van planners en aan kortere plantijd, waardoor het crossdock-centrum eerder kan starten met het klaarzetten en laden van zendingen. Ook is in de businesscase meegenomen dat het systeem meer mogelijkheden biedt voor een goede planning van zowel meer als minder ervaren chauffeurs en meer rekening houdt met specifieke wensen van chauffeurs.” 

Anderhalf uur

In januari is De Graaf Logistics gestart met implementatie van PTV OptiFlow. Sinds februari is het systeem volledig in gebruik. “We hebben alles op alles gezet om het systeem draaiende te hebben voor de start van het piekseizoen dat loopt van april tot oktober. Natuurlijk hebben we voorzorgsmaatregelen genomen, zodat we bij problemen konden terugvallen op het oude systeem. Vanaf het allereerste moment na de start hebben we niet meer aan dat fallback-scenario gedacht”, weet De Haan.

Sinds de software in gebruik is, is op de planningsafdeling geen overtogen woord over PTV OptiFlow gevallen. De medewerker die aanvankelijk opereerde als assistent van de hoofdplanner, draait de planning nu in zijn eentje met zijn handen over elkaar. “Voorheen begonnen ze om negen uur ’s avonds met de planning en waren ze vaak pas om één uur ’s nachts klaar. Nu heeft de planner nog maar anderhalf uur nodig, waarvan de meeste tijd opgaat aan de voorbereidingen. De effectieve plantijd duurt hooguit een kwartier”,  weet Snaauw

Dat de planning nu om half elf al klaar is, merken ook de medewerkers in het crossdock-centrum. Zij kunnen nu eerder starten met het klaarzetten van zendingen. “Voorheen hadden we geen tijd meer voor het laden van onze bakwagens. Dat deden de chauffeurs zelf voordat ze in hun vrachtauto stapten”, zegt Snaauw. “Nu we eerder klaar zijn, hebben de mensen in het crossdock-centrum wel tijd om auto’s te laden. Zo hebben we menige inefficiëntie uit het proces weten te halen, wat zich weer vertaalt in lagere kosten.”

Werk-privébalans

Voor chauffeurs wordt het werk leuker met PTV OptiFlow. De Graaf Logistics is nu beter dan voorheen in staat rekening te houden met de wensen van chauffeurs. “De huidige generatie chauffeurs wil een andere werk-privébalans dan vroeger. Toen vond een chauffeur het geen probleem om lange dagen te maken. Nu moeten we naar dynamische werktijden toe. De een maakt bijvoorbeeld liever vier lange dagen, de ander vijf korte”, stelt De Haan. Snaauw: “Een potentieel dat we nog niet benutten, is het instellen van flexibele werktijden. Soms is het handiger om een chauffeur niet om half zeven, maar om negen of elf uur te laten beginnen. Als we meer data verzamelen en die analyseren, kunnen we daarin patronen herkennen en vooraf inschatten hoeveel chauffeurs we later kunnen laten beginnen.”

Ook de baan van de planners is door PTV OptiFlow veranderd, beamen De Haan en Snaauw. De planner die ’s avonds de ritplanning maakt, is nu om half elf in plaats van half één klaar en heeft thuis nog tijd voor een wijntje met zijn partner. Overdag heeft hij samen met zijn collega’s meer tijd voor monitoring en opvolging van de planning. “Zij hoeven minder tijd te besteden aan het opleveren van een werkbare planning en hebben nu meer oog voor de totale operatie en de chauffeurs”, weet De Haan. “We hebben gelukkig veel klanten, waar we ’s middags de zendingen mogen ophalen. Dat betekent dat de afhaalplanning een grote impact heeft op de planning en de efficiëntie. Hoe we die nog slimmer kunnen opzetten, is een vraag voor de toekomst.”Valkuilen

Uiteraard levert het werken met een volledig automatisch planpakket ook valkuilen op. Als het systeem niet goed of onvolledig wordt geïmplementeerd, gaat de planing fout. “Het is belangrijk om alle stappen te doorlopen om de kennis van de planner te implementeren in het systeem, zodat het voor PTV OptiFlow mogelijk wordt om met deze data automatisch te plannen. Dat betekent dat de datakwaliteit op orde moet zijn. Van alle leveradressen in het gehele levergebied moet bijvoorbeeld bekend moet zijn met welk soort voertuig en binnen welk tijdsvenster we moeten leveren. Anders houdt het planpakket hier geen rekening mee, met als gevolg dat de chauffeur op de verkeerde tijd en/of met het verkeerde voertuig bij de klant staat en mogelijk niet kan lossen”, legt Snaauw uit.
Op basis van de ervaringen tot nu toe, is het plan om OptiFlow in de nabije toekomst ook te gebruiken op de andere vestigingen van De Graaf Logistics en de transportpartners in de Benelux. De Haan: “Dat maakt verdere groei qua aantal zendingen en complexiteit mogelijk en biedt tegelijkertijd de optie om de complexere zendingen om in zero-emissiezones tegen lagere kosten af te leveren.”