Optimisation des tournées terrain : COPRAUDIT améliore l’efficacité des auditeurs grâce à PTV OptiFlow

Le secteur des audits techniques : une gestion complexe des tournées

Le secteur des audits techniques implique des missions de contrôle de conformité et de sécurité, souvent réalisées dans des installations industrielles mais aussi parfois chez des particuliers. Les entreprises du secteur doivent planifier un grand nombre d'interventions auprès de clients sur l’ensemble du territoire, tout en tenant compte de nombreuses contraintes : des horaires fixes pour les rendez-vous, des compétences techniques spécifiques requises pour chaque mission, une couverture géographique étendue et prise en compte des urgences ou des annulations de dernière minute. Ces éléments rendent la planification des tournées complexe et nécessitent une solution qui permette de concilier réactivité, productivité et respect des engagements clients. Les particuliers, quant à eux, sont des clients particulièrement exigeants qui n'ont que peu de temps à consacrer à la prise de rendez-vous et attendent une transparence totale concernant les horaires.

COPRAUDIT en quelques mots

Fondée en 2011 et basée en Alsace, COPRAUDIT est une filiale du Groupe COPROTEC, spécialisée dans l’audit et le contrôle des installations énergétiques en France. COPRAUDIT dispose d’auditeurs répartis sur l’ensemble du territoire français. Elle assure la commercialisation de Certificats de Conformité (CC) gaz et la réalisation d’Audits d’installations de chauffage. Les auditeurs interviennent partout en France.

L’entreprise intervient principalement dans le contrôle des installations de gaz, mais peut également intervenir dans l’audit des systèmes d’énergies renouvelables tels que les pompes à chaleur, les chaudières bois, et les panneaux photovoltaïques.

Chaque année, les auditeurs COPRAUDIT effectue plusieurs milliers d’interventions auprès de particuliers dans toute la France.

COPRAUDIT fait partie des organismes agréés pour le contrôle des installations intérieures de gaz et dispose de l’agrément ministériel et de l’accréditation COFRAC Inspection, n°3-0980, pour délivrer tous les certificats de conformité gaz et procéder aux contrôles des installations gaz. 

L'accréditation COFRAC (Comité Français d'Accréditation) est une reconnaissance officielle délivrée par un organisme national indépendant atteste que COPRAUDIT respecte des normes spécifiques en matière de compétence, d'impartialité et de fiabilité. C’est un gage de qualité pour ses clients.

Tout cela fait de COPRAUDIT un acteur majeur dans le domaine de la sécurité et de la conformité des installations énergétiques.

Le défi logistique de COPRAUDIT

L’un des principaux défis pour COPRAUDIT était la gestion de ses tournées d’auditeurs dispersés sur l’ensemble du territoire français. En effet, la nécessité d’organiser des rendez-vous à horaires fixes pour répondre aux exigences des clients, tout en prenant en compte les compétences spécifiques de chaque auditeur et les priorités d’interventions, compliquait la planification. L'entreprise doit également faire face à des pics de demande, avec une gestion parfois complexe des urgences et des annulations de dernière minute. Il devenait donc nécessaire d'optimiser ce processus afin de renforcer la productivité, la réactivité et l'efficacité globale des interventions.

La solution apportée par PTV Logistics : PTV OptiFlow

Pour relever ce défi, COPRAUDIT a choisi d'implémenter PTV OptiFlow, une solution d’optimisation des tournées développée par PTV Logistics. À partir des listes d’installations à auditer fournies par ses clients - installateurs, distributeurs d’énergie et organismes de qualification - les planificateurs de l’entreprise établissent chaque semaine, grâce à PTV OptiFlow, les plannings de ses contrôleurs sur une période d’un à deux mois. Cette planification intègre une multitude de contraintes spécifiques : l’engagement de l’entreprise de fixer des rendez-vous à heure fixe, la prise en compte des compétences techniques spécifiques de chaque auditeur, la couverture des zones géographiques assignées, les ordres de priorité des urgences ou encore la gestion des annulations éventuelles. Une fois les informations saisies, les algorithmes de PTV OptiFlow génèrent un planning optimisé en quelques minutes seulement.

« Avec PTV OptiFlow, l’humain est véritablement placé au cœur de l’optimisation des tournées. Ce logiciel s’intègre parfaitement à nos contraintes complexes, en tenant compte à la fois des multiples compétences de nos auditeurs et des besoins spécifiques de chaque particulier. La possibilité de proposer des rendez-vous à horaires fixes constitue pour nous un véritable avantage concurrentiel, renforçant la qualité de notre service» témoigne Frédéric Schwartz, Gérant de COPRAUDIT. 

En moins de trois mois d’utilisation, COPRAUDIT a déjà constaté des résultats significatifs grâce à l’optimisation de ses processus. Le passage d’une gestion manuelle à une solution automatisée a permis d’augmenter le nombre de rendez-vous réalisés par auditeur, ce qui a directement boosté la productivité de l’entreprise. Désormais, COPRAUDIT est capable d’absorber jusqu’à 25 % d’activité supplémentaire lors des périodes de forte demande. Par ailleurs, PTV OptiFlow a facilité la digitalisation du processus de prise de rendez-vous, avec une transmission automatique des informations à l’ERP de l’entreprise, permettant l’envoi direct des demandes de validation par e-mail aux clients. Cette solution a également permis aux planificateurs de gagner un temps précieux, leur offrant la possibilité de se concentrer sur des tâches stratégiques, telles que l'amélioration de l’expérience client.

Un partenariat fructueux avec PTV Logistics

Le partenariat entre COPRAUDIT et PTV Logistics a permis à l’entreprise de bénéficier d’une solution parfaitement adaptée à ses besoins spécifiques. Après une phase d’ajustements pour répondre aux spécificités de leur activité, COPRAUDIT a rapidement adopté PTV OptiFlow, qui s’est parfaitement intégré dans ses processus internes. Les planificateurs de COPRAUDIT, qui ont pu bénéficier de l’accompagnement personnalisé de PTV Logistics, ont facilement pris en main la solution PTV OptiFlow, qui répondait à leurs exigences complexes tout en améliorant leur efficacité au quotidien.

Grâce à cette collaboration, COPRAUDIT a non seulement optimisé sa gestion des tournées, mais a également renforcé la qualité de son service client, consolidant ainsi sa position sur le marché.

Témoignage client 

« Après quelques ajustements spécifiques à notre activité, nous bénéficions désormais d’une solution d’optimisation de tournées intuitive et sur-mesure. Facilement adoptée par nos planificateurs, elle répond parfaitement à nos spécificités métiers. Nous sommes pleinement satisfaits des gains obtenus et de l’accompagnement personnalisé offert par PTV Logistics ».

Frédéric Schwartz - Président Directeur Général chez COPROTEC