Thuisbezorging: Dynalogic plant met OptiFlow

Dynalogic verzorgt vooral full-service last-mile-activiteiten voor producten als witgoed, meubels en smartphones. Daarnaast verzorgen zij ook ID-gerelateerde diensten, zoals het bezorgen van alcohol met een Nix18-cheque of het bezorgen van paspoorten bij mensen thuis. De volumes nemen voortdurend toe en de klantenzorg wordt voortdurend uitgebreid. Met behulp van OptiFlow kan het bedrijf zijn dienstverlening duurzamer uitvoeren, klanten nog beter bedienen dan voorheen en tegelijkertijd kostenbesparingen realiseren.

Van klanten fans maken

Het bedrijf bestaat uit verschillende bedrijfsonderdelen en biedt werk aan in totaal ruim 2.000 medewerkers. Terwijl reparaties aan smartphones en koffiemachines aanvankelijk de belangrijkste bron van groei waren, werd logistiek – en dus Dynalogic als business unit – vanaf 2006 een van de nieuwe groeimotoren. Door de hele organisatie heen is er bewust nooit de bedoeling geweest om te strijden om de beste prijs. Philip Bleijlevens, verantwoordelijk voor strategie en innovatie bij moederbedrijf Dynagroup legt uit: “Klantintimiteit en een snelle logistieke doorlooptijd zijn altijd onze belangrijkste prioriteit geweest. Zo konden we voorkomen dat klanten met producten die gerepareerd moesten worden, nog meer gefrustreerd raakten als ze hun product voor langere tijd moesten inleveren.” Innovatieve Supply Chain-oplossingen voor haar klanten vormen de basis van de bedrijfsfilosofie: “Van onze klanten fans maken.”

Continue groeien 

Dynalogic bezorgers werken door de gehele Benelux. In ruim tien jaar tijd is het aantal mensen dat ‘onderweg’ is voor Dynalogic gestegen van tien op dag 1 naar duizend vandaag. “Wij brengen pakketjes niet zomaar van A naar B. Wij vervoeren relatief dure producten of artikelen waarbij een korte doorlooptijd voorop staat en waar toegevoegde waarde dienstverlening aan de deur gewenst is. Denk bijvoorbeeld aan het leveren en installeren van een koffiezetapparaat of tv.” Hoewel de voertuigen bij de start van Dynalogic vooral werden ingezet voor reparatiewerkzaamheden van zusterorganisatie Dynafix, zijn er in de loop der jaren tal van diensten bijgekomen, waaronder de levering van alcohol met NIX 18 cheque en een netwerk voor 2XL artikelen zoals witgoed en meubelen, inclusief installatie.

Proof of concept is doorslaggevend

Dat Dynalogic heeft gekozen voor een uitgebreide PoC als onderdeel van het selectieproces voor ritoptimalisatiesoftware laat zien hoe belangrijk de plaats van deze software is binnen het businessmodel. De routeoptimalisatiesoftware bevindt zich in het hart van het bedrijf, waardoor er goed nagedacht moet worden over een verandering in processen. “De kans is altijd groot dat je in een regulier selectieproces appels met peren vergelijkt. Met een PoC daarentegen laat je IT-leveranciers bewijzen hoe goed zij in staat zijn om binnen de gestelde tijd tot een betere oplossing te komen. Zij doen dit op basis van uw eigen data en houden rekening met alle proces specifieke parameters en voorwaarden op basis waarvan u uw klanten bedient. Wij geloofden dat als de PoC succesvol zou zijn en als we een goed gevoel hadden over de professionaliteit van de leverancier, de keuze die we gingen maken de juiste zou blijken te zijn. Dat blijkt nu waar te zijn. OptiFlow werkt perfect en PTV Logistics maakt zijn belofte waar. Tijdens de uitvoering kwamen de projectmedewerkers meerdere avonden langs om te kijken hoe wij werken en welke aspecten van de planning voor ons van groot belang zijn. Natuurlijk zijn er altijd een aantal onvoorziene uitdagingen bij het implementeren van software. Ook toen lieten de mensen van PTV Logistics zich van hun beste kant zien.”

OptiFlow zorgt voor meer liefhebbers

Een aanzienlijk deel van de kosten van Dynalogic wordt besteed aan last-mile-activiteiten, wat zich snel vertaalt in relevante besparingen. In een competitieve markt, waar prijzen voortdurend onder druk staan, is efficiëntie van levensbelang. De gerealiseerde besparingen kunnen wij direct herinvesteren in het verder verbeteren van de klantreis. Volgens de strategie- en innovatiemanager moest een Proof of Concept (PoC) uitwijzen hoeveel besparingen en efficiencyverbetering er te behalen waren. “We wilden een nog nauwkeurigere service bereiken, schaalbaarheid in de cloud om de steeds groeiende volumes te kunnen blijven bedienen en plannen op basis van verkeerspatronen om CO2-uitstoot en kosten te besparen. Dat hebben we allemaal bereikt dankzij OptiFlow.”

Meer realistische ritten

Voorafgaand aan de keuze voor OptiFlow als rittenoptimalisatiesoftware heeft Dynalogic drie belangrijke verwachtingen gedefinieerd waar de applicatie aan moest voldoen: “Realistischere routes (mede door de verkeersinformatie en patronen) om de kwaliteit voor klanten verder te verhogen, een schaalbare oplossing ( Cloud-gebaseerd) dat overal inzetbaar is en klaar is voor toekomstige groei. Tot slot een verbetering van de kosten en duurzaamheid op het gebied van werkuren en kilometers die onze bezorgers rijden. Deze doelstellingen zijn allemaal (ruimschoots) behaald. Om een ​​goede vergelijking te kunnen maken tussen het oude systeem en OptiFlow zijn de planners van Dynalogic sinds een aantal weken in beide systemen aan de slag. “Hoewel de impact van Covid 19 – hogere volumes, minder verkeersopstoppingen en een lagere behoefte aan thuisinstallatiediensten – een nauwkeurige vergelijking met een normale periode uitdagender heeft gemaakt, kwam OptiFlow in de vergelijking altijd als de beste softwareoplossing uit de bus.”

Het veiligstellen van toekomstige groei

Naast de verwachtingen formuleerde de logistiek dienstverlener ook een aantal harde eisen aan de nieuwe software. De nieuwe ritplanningssoftware moest de toekomstige volumegroei kunnen helpen veiligstellen. “Daarom zochten wij naar een schaalbaar systeem dat vanuit de Cloud werkt. Het realiseren van een efficiencyverbetering zou mooi meegenomen zijn, maar was geen harde eis.”

Go-live tijdens de piekperiode

De uitrol van OptiFlow verliep volgens plan. “In die periode voelde het, door de eerste ontmoeting met Covid 19, enkele maanden op rij als Black Friday. Ondanks de enorme volumes gingen we depot voor depot live. Uiteindelijk hebben we het implementatietempo wat moeten vertragen om de risico’s in deze periode te beperken. Deze vertraging kwam mede doordat we alle planners op afstand moesten trainen. Het kostte wat meer tijd, maar het was een goede test. De implementatie is grotendeels afgerond zonder dat mensen fysiek bij elkaar zaten, noem het maar een mooie proef voor het werken in de Cloud.” Volgens Bleijlevens werd de livegang per depot direct opgemerkt door de chauffeurs. “Bij feedback als 'de nieuwe routes zijn beter' gaven bezorgers direct hun mening. Ook zagen we dat de stiptheidsprestaties beter waren.”

Gestandaardiseerde software met aanpassingsmogelijkheden

Door voor OptiFlow te kiezen beschikt Dynalogic over een modern, cloudgebaseerd systeem. “Er is inmiddels veel kennis van onze planners verwerkt in de routeoptimalisatiesoftware, maar op nuances kan de planning altijd worden aangepast. Ook wilden we absoluut niet met een black box-systeem werken, omdat we een multi-customer bedrijf zijn en met veel verschillende producten werken in een vaak veranderende markt. Omdat je onmiddellijk moet kunnen ingrijpen, moet je een zekere mate van aanpassingsvermogen in eigen hand hebben. We zijn blij dat we ook achteraf kunnen concluderen dat de keuze voor deze partner uitstekend is geweest.”

Verbeterde prestaties op tijd

De verbeterde on-time performance is belangrijk voor Dynalogic, zegt Bleijlevens. “Waar dit voorheen een licht negatief effect had op onze NPS-score, is dit nu ten goede veranderd.” Een nauwkeurigere planning zorgt voor realistischere routes en daardoor naast zeer tevreden klanten ook een grotere kans op succes bij de eerste afleverpoging. Het is begrijpelijk dat Dynalogic er vanuit praktisch oogpunt ook alles aan doet om producten bij de eerste poging af te leveren. “Je kunt een wasmachine immers niet bij de buren afleveren of bij een pakketpunt achterlaten.”